Se os documentos da sua empresa estão espalhados por vários computadores, você corre o risco de perdê-los em meio à bagunça. Os servidores têm bastante espaço e podem ser programados para realizar backups constantes de dados importantes. É mais fácil gerenciar arquivos e garante que todo mundo que precise tenha acesso constante ao que for necessário (também é possível limitar o acesso, garantindo que as planilhas do financeiro, por exemplo, fiquem disponíveis somente a quem trabalha com o setor administrativo);
Os backups constantes e redundâncias protegerem contra possíveis corrompimentos de arquivos (deletou do computador ou danificou o HD? Sem problema, é só recuperar do servidor). Além disso, essas máquinas permitem que quem as administra crie camadas extras de segurança ? fica fácil atualizar todos os antivírus e firewalls de uma vez;
Algumas soluções de TI, como renovar todas as máquinas de tempos em tempos, podem pesar no orçamento de algumas empresas. O servidor pode ajudar a reduzir esse custo operacional pois, com os arquivos, backups e dados mais pesados armazenados nele, um computador mais velho tem a chance de ficar menos pesado e ganhar em desempenho e sobrevida. Se você tem a verba para trocar as máquinas, ter os dados centralizados em um servidor facilita a migração entre máquinas;
Os servidores permitem a criação de uma rede interna, que pode ser acessada pelos funcionários (mediante autenticação) onde eles estiverem. Assim, é possível conectar todos os seus colaboradores ? aos arquivos necessários e uns aos outros ? mesmo durante home office, viagens a trabalho ou quando alguém decide usar o smartphone para trabalhar.