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Reduzir os gastos de uma empresa não é fácil. Mas, com uma enxugada ali, outra aqui, no final do mês, a diferença aparece. Nesse sentido, os softwares online são excelentes aliados. Na série abaixo, listamos 15 maneiras de como eles podem ser úteis na hora de diminuir as despesas.
Que a tecnologia é indispensável para as empresas de todos os portes e segmentos, você já sabe, não é? Mas o que, talvez, você ainda não esteja convencido é de que ela pode, além de tudo, ajudar seu pequeno ou médio negócio a economizar.
Aqui, entram em cena os softwares online, que funcionam a partir da tecnologia de cloud computing. Dessa maneira, empresas de todos os portes têm acesso a serviços e funcionalidades via internet, sem a necessidade de instalação de programas no computador.
No texto a seguir você vai descobrir algumas maneiras de utilizar esses softwares na nuvem em favor do seu bolso.
Com cloud computing não é necessário adquirir licenças perpétuas, que exigem um alto investimento. Com as soluções online, você não precisa pagar pela instalação de programas em cada máquina de todos os seus funcionários. Você faz planos para utilizar online esses softwares, conforme a sua necessidade.
Da mesma forma que é possível reduzir seus recursos, a nuvem também permite aumentar sua capacidade sempre que precisar. Por exemplo, neste mês, sua empresa pode precisar que apenas três funcionários utilizem determinados programas, mas no mês seguinte pode haver um aumento no quadro de colaboradores e esse número dobrar. Sem problemas. Com o software na nuvem, você aumenta e diminui o serviço quando quiser.
Se antes uma empresa para utilizar um software de produtividade mais robusto, tinha de comprar seus próprios servidores para instalá-lo, hoje, com a nuvem, ela não precisa instalar nada. É possível utilizar um software com mesma capacidade e potência, no ambiente online, por meio de qualquer máquina, desde que tenha acesso à internet.
Menor (ou nenhuma) estrutura física de servidores significa menos instalação, manutenção e mão de obra qualificada para cuidar de aplicações e funcionalidades específicas. Tudo isso torna sua equipe de TI muito mais enxuta e diminui seus custos com a folha de pagamento.
Ao criar arquivos e documentos na nuvem, o backup acontece de forma automática e regular. Não tem mais aquele problema de alguém se esquecer de salvar e perder todo o conteúdo ou a força acabar no meio de um projeto, que será perdido porque não foi feito backup . Não há mais despesas para salvar cópias dos arquivos armazenados em cada computador ou para tentar recuperar um documento importante que não foi salvo manualmente.
Além de pagar assinatura mensal, para utilizar o software, a nuvem também permite que você deixe de se preocupar com atualizações e extensões, que geralmente fazem você gastar mais dinheiro e tempo. Quando uma nova versão chega ao mercado, a própria empresa provedora da solução fica responsável pela atualização dos sistemas e você não paga nada por isso.
Além de poder trabalhar de qualquer lugar, muitos aplicativos baseados em nuvem permitem a variação de dispositivos. Ou seja, você pode trabalhar no seu notebook, depois usar o tablet e terminar a tarefa no smartphone. Com um único acesso, todos os equipamentos estarão integrados.
Na nuvem, é possível compartilhar um projeto com vários colaboradores e cada um deles pode trabalhar, visualizar e comentar ao mesmo tempo, o que torna o processo mais dinâmico e produtivo. Com as tarefas sendo resolvidas mais rapidamente, o volume de trabalho que um funcionário consegue atender pode aumentar muito.
Com os arquivos e aplicativos armazenados na nuvem, e não em uma máquina específica, é possível abri-los em qualquer dispositivo conectado à internet. Ou seja, dá para resolver tarefas em casa, no escritório, no hotel e até mesmo no trânsito, por meio de um dispositivo móvel. Você pode, inclusive, criar uma operação home office e reduzir ainda mais os custos gerais.
Já que você pode acessar conteúdo em qualquer lugar, não será mais necessário armazená-lo em dispositivos como pendrives e HDs externos para fazer o transporte de informações. Isso também gera uma economia direta que, a longo prazo, pode fazer muita diferença.
O fato é que perder dados ou ter seu sistema invadido pode custar muito caro. Como nos softwares online tudo é virtual, o impacto de problemas de hardware, quedas no sistema ou roubo de aparelhos não têm tanta influência e você pode ficar tranquilo sabendo que suas informações estão seguras.
De acordo com o relatório de 2016 da EMC Global Data Protection, 52% dos casos de ruptura de dados foram causados por quedas no sistema e 23% por desastres locais que prejudicaram os equipamentos. A falha de hardware é a que mais gera perda de informações.
Se você tem máquinas em boas condições e um plano de banda larga razoável, provavelmente migrar para a computação em nuvem não será problema. Aplicativos online exigem menos de um de um computador, assim, você pode migrar toda sua base de trabalho para um software online, sem se preocupar se a máquina vai aguentar.
Problemas como sistemas que param e máquinas que travam não são raros e podem representar uma boa quantidade de dinheiro perdido, já que qualquer contratempo que prejudique a execução de um trabalho ou comunicação pode resultar em um cliente perdido. Com os aplicativos online, você consegue continuar seu trabalho de qualquer lugar em outro aparelho.
Comprar e instalar programas não só é diretamente caro como gera outro custo relacionado ao tempo. Cada dia que você perde esperando o software ser instalado pode significar trabalhos perdidos. A operação com nuvem é mais rápida e permite a você começar a atender e a fechar negócios muito mais cedo.
O uso do software como serviço (SaaS) está aumentando drasticamente, segundo pesquisa da Gartner. Nos últimos anos, cerca de 71% das empresas estão utilizando o modelo. O Brasil lidera a lista, com o maior número de novos usuários.
Você pode liderar uma startup ou uma multinacional, a computação em nuvem é para todos os formatos e tamanhos de negócio. Não é necessário ter uma estrutura caríssima para poder usufruir de recursos de softwares de ponta pagando apenas por aquilo que utilizar.
Quando criar um novo documento na nuvem, você pode escolher não imprimi-lo e compartilhá-lo com quem tiver interesse em lê-lo. Além de ser uma prática sustentável, o custo com papelaria deve diminuir drasticamente com a criação e partilha de documentos digitais.