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Ter uma boa ideia de negócio, trabalhar duro, conquistar mercado. Nem sempre essa receita basta para colher os frutos e ter lucro na empresa. Às vezes, o esforço de anos é perdido pela dificuldade de gestão, que faz o dinheiro escoar sem o empreendedor perceber. Por isso, ter controle das finanças, saber em que investir e os gastos que precisam ser cortados é essencial para que o negócio gire de forma saudável.
Quando a crise econômica bateu à porta da empresa de arquitetura Kemp Oficina de Projetos, a empreendedora e arquiteta Barbara Kemp viu que era momento de revisar as contas do negócio. Em 2012, o escritório perdeu 40% do faturamento. Foi o início da luta contra os gastos desnecessários e procedimentos que comiam o lucro.
"Ainda não estávamos no prejuízo, mas isso impactou muito. A gente começou a olhar os contratos e ver onde poderíamos fazer cortes e renegociações", conta. O empenho desencadeou um profundo projeto de reorganização das despesas na empresa.
A mudança nos rumos da Kemp começou com a criação de metas e objetivos. "Com prazo para acontecer e valores para serem atingidos", explica. O trabalho de revisão das contas continuou nos anos seguintes. Entre 2014 e 2015, a Kemp trocou fornecedores e conseguiu reduzir em 30% o valor do aluguel.
Nem o cafezinho escapou. No check-up das despesas, a empresa identificou que a máquina de café automática tinha um custo mensal equivalente ao de dois funcionários.
Fernando Moraes Com a gestão em ordem, o resultado veio. A Kemp que antes atendia três clientes ganhou fôlego e hoje trabalha com 50.
Passado o aperto, deu até para a máquina de café retornar ao escritório. "É um símbolo da nossa retomada de crescimento. Quando a máquina teve que ir embora, um funcionário ficou emocionado e chorou, pelo peso da crise. Agora, quando ela voltou, ele chorou de novo, porque identificou que a gente conseguiu superar a fase ruim", diz.
A crise nos fez mais fortes. Fez a gente se movimentar. Olhar a parte de organização, a parte de finanças, a parte tributária e a parte de renegociação de contratos foi fundamental. A crise nos deixou mais amargos porque as dificuldades foram grandes, porém, nos deu uma base sólida e nos mostrou com quem podíamos contar
Acompanhar cotidianamente a contabilidade é algo que o empreendedor precisa ter como hábito para entender a saúde da empresa, segundo Daniel Nogueira, especialista em boas práticas de gestão da Crowe Macro Auditoria e Consultoria.
"Isso evita saídas financeiras desnecessárias. É importante conseguir rastrear todas as despesas. A empresa precisa saber o que está pagando, para onde está indo o dinheiro. Os números do fluxo de caixa devem refletir a realidade do negócio", diz Nogueira.
Especialista em gestão de negócios e qualidade, o consultor de empresas Marcelo Gratão aconselha que os empreendedores olhem a planilha de gastos separando em três tipos: emergenciais, despesas urgentes e gastos efetivos.
"Os gastos emergenciais são aqueles que, se não forem realizados, comprometem o resultado da empresa, como matéria-prima, salários, entre outros", explica. Ou seja, cortá-los pode tirar a possibilidade de lucro. Ao mesmo tempo, se o investimento nessa área for acima do necessário, é um dinheiro que vai demorar a retornar, prejudicando o fluxo de caixa. Por isso, segundo ele, problemas nessa área devem ser corrigidos imediatamente.
As despesas urgentes, como multas e imprevistos, também devem ser olhadas com atenção, porque podem pegar o empreendedor de surpresa e trazer prejuízo. Para elas, é necessário ter uma reserva de capital. O terceiro tipo é o de gastos efetivos, que fazem parte da estrutura do negócio. É onde muitas vezes há custos escondidos que podem ser constantemente reavaliados, gerando economia, como uso de materiais de escritório, aluguel, contratos com operadoras.
Mas o plano de gestão eficiente não se concentra apenas no corte de despesas. Segundo Daniel Toledo, advogado e consultor de gestão, da Toledo e Advogados Associados, é vital pensar racionalmente também no investimento.
"Tem que colocar os recursos no lugar certo, por exemplo, em treinamento, em tecnologia, na captação de novas receitas e novos clientes. A lição de casa do empresário é descobrir novas formas de fazer melhor, com menor custo e maior qualidade", diz.
